Ik trek gedachteloos de keukenlade open en de voorkant van de lade schiet los. Mijn eerste gedachte is: “waarom heb ik er niet aan gedacht om aan de linkerkant van het hengsel te trekken in plaats van in het midden?” En 1 seconde later besef ik hoe krom die gedachte is. Mijn eerste gedachte zou natuurlijk moeten zijn: “we moeten toch echt een keer die lade maken.” Ik moet dus tot mijn schande bekennen dat ik een procedure heb gecreëerd om het probleem te omzeilen in plaats van het probleem op te lossen…
Voor iemand die bijna dagelijks bezig is met veranderprocessen en onzinnige procedures ter discussie stel is dat lichtelijk schokkend om te realiseren. Maar het is tevens een prachtig voorbeeld hoe makkelijk dit soort situaties kunnen ontstaan. Veel mensen hebben zelf niet meer in de gaten wanneer ze regels en procedures aan het volgen zijn die niet meer helpend zijn voor datgene dat ze eigenlijk willen bereiken.
Uit onderzoek naar de registratielast in de zorg door het ministerie van VWS in 2019 bleek bijvoorbeeld dat 70% van het probleem veroorzaakt wordt door informele regels van de organisaties zelf. Behoorlijk schokkend wanneer je je bedenkt hoeveel van die problemen administratieve lasten zijn voor het uitvoerend personeel.
En het is ook nog eens niet zo gemakkelijk op te lossen, want voordat die organisaties hun systemen en processen hebben kunnen aanpassen, zijn we zo weer jaren verder. Kritisch blijven op iedere procedure die wordt gecreëerd en vooral zelf blijven nadenken is essentieel om uiteindelijk te komen tot een werkbaar en effectief systeem dat recht doet aan de bedoeling. Ik geef wel eens de tip om vooral ook gebruik te maken van nieuwe medewerkers of stagiaires. Zij kijken nog met een frisse blik naar het werk. Stimuleer ze om veel ‘waarom’ – vragen te laten stellen. Of om zelf met een oprecht nieuwsgierige blik te blijven kijken naar datgene wat je iedere dag doet.
“Nieuwsgierigheid is de kracht om vanuit jezelf te leren en te blijven ontdekken” Neil deGrasse Tyson